Agile per pensare e per apprendere

Esperienza, riflessione e adattamento. Tutto in trasparenza.

Agile è una filosofia di lavoro e un approccio metodologico che comporta una routine di piccoli miglioramenti incrementali che avvengono in degli slot temporali cadenzati. Inoltre, prevede una riflessione ricorrente sul lavoro svolto e quindi un apprendimento continuo.

In Agile, il lavoro viene scomposto in una lista di piccoli e concreti deliverable e l’elenco viene ordinato in base alla priorità dettata dalle esigenze di business di quel momento, ovvero dare valore da subito. È un approccio basato sulla fiducia che apprendiamo dall’esperienza e quindi possiamo trovare ed applicare modalità per identificare e integrare questo apprendimento nel modo di lavorare.

Agile riguarda molto più le persone che i processi. Il valore principale risiede nel cambiamento culturale che sviluppa l’individuo accrescendo le competenze chiave per essere adattivi, trasparenti, collaborativi e reattivi. Per creare un modo di pensare agile, dobbiamo affrontare i problemi consapevoli che potrebbe essere necessario più di un tentativo per risolverli e che più sappiamo del problema, più siamo attrezzati per trovare un efficace e soluzione duratura.

Agile ci propone un nuovo atteggiamento di apprendimento, per utilizzare la nostra capacità di navigare verso il successo attraverso la riflessione e l’adattamento. La Guida SCRUM (2017) dice che: “Agile … is founded on empirical process control theory, or empiricism. Empiricism asserts that knowledge comes from experience and making decisions based on what is known.”

La definizione di processo dell’American Heritage Dictionary è “Una serie di azioni, modifiche o funzioni che producono un risultato”. Si può intendere come degli input che passano attraverso il flusso di lavoro e si creano in uscita degli output.

Approccio predittivo tradizionale

Quando si avvia un nuovo progetto o si crea un nuovo prodotto, viene creato un set di requisiti e seguito di una attenta analisi il project manager presumerà che essi siano approvati come un insieme fisso da cui partire per la pianificazione. Il project manager stimerà quanto tempo ci vorrà per completare i requisiti e viene così creato il piano di progetto. Il piano prevede che il progetto sarà terminato entro una certa data e tale data viene comunicata al cliente.

Questo comporta quelli che sono definiti come “Defined Processes”: le informazioni e gli assunti iniziali sono validi lungo tutto l’orizzonte della pianificazione. Ovvero si predice il futuro una volta per tutte all’inizio del lavoro.

• Ogni pezzo di lavoro è completamente compreso
• È possibile avviare un processo definito e consentire l’esecuzione con gli stessi risultati ogni volta
• Ci si basa essenzialmente sui criteri della ripetibilità e prevedibilità

La criticità fondamentale di questo approccio è che il piano, che guida tutto, si basa sul presupposto che i requisiti siano fissi e non cambieranno. L’esperienza ci ha mostrato che non è mai così, ovvero i requisiti in un progetto (oppure nello sviluppo di prodotto) possono non essere fissi, ci sono sempre cambiamenti. Quando i requisiti cambiano, il piano ne risente e di conseguenza, anche la data di completamento deve cambiare. Sfortunatamente, in molti casi, ciò è impossibile e si deve consegnare entro la data per cui il Team di progetto si è impegnato. Questo comporta una grave crisi e il progetto stesso inizia ad andare fuori controllo.

L’approccio tradizionale basato sul piano non è fallace in sé e per sé, semplicemente non è adatto per i business con alto tasso di incertezza come quelli odierni. L’approccio basato sul piano era originariamente basato sui concetti tradizionali di gestione del progetto, che provenivano dal settore delle costruzioni. Nel settore delle costruzioni, ad esempio, l’approccio predittivo è indicato: i progetti, hanno requisiti fissi che probabilmente non cambieranno durante la costruzione dello stabile. Si può stimare quanto tempo ci vorrà per costruire i pilastri ed i telai di acciaio, versare il cemento e così via.

• È possibile prima completare le specifiche e poi costruire.
• Quasi all’inizio si può stimare in modo affidabile l’impegno e il costo.
• È possibile identificare, definire, programmare e ordinare tutte le attività dettagliate all’inizio del progetto.
• L’adattamento a cambiamenti imprevedibili non è la norma e i tassi di cambiamento sono relativamente bassi

Approccio empirico

L’approccio agile orientato alla creazione di valore si basa sull’empirismo e questo cambia l’intera mentalità, il mindset. Si presume dall’inizio che qualsiasi requisito esistente in anticipo non sia fisso e che cambierà.

L’approccio agile presuppone anche che il Team debba consegnare entro una certa data. Questo approccio fissa il tempo e le risorse e lascia indeterminati i requisiti. Questo ci ricorda molto da vicino la realtà della creazione di software. Il criterio di essere “value-driven”, guidati dal valore, ci mette su un piano di apprendimento diverso.

Avremo frequenti ispezioni (al lavoro) e adattamento piuttosto che una pianificazione predittiva. Ci si adatta al futuro piuttosto che predirlo come uno scenario pieno di certezze. Quando abbiamo un periodo di tempo fisso e stabilito in cui non si è sicuri di poter fornire tutti i requisiti (perché cambieranno e quindi il tempo necessario per completarli cambierà), la reazione naturale è dare la priorità ai requisiti che sono stati messi a fuoco e finire per primi quelli che aggiungono il massimo valore al cliente.

La domanda sorge spontanea: “Ed i requisiti che non sono stati completati entro la data di consegna?” Questo è il motivo per cui ha successo l’approccio basato sul valore. Viene riconosciuto il fatto che non tutti i requisiti saranno completati entro la data di consegna. La domanda importante da porsi è se hai fornito abbastanza funzionalità per supportare un sistema che fornisce valore al cliente. Ed i progetti Agili risultano vincenti proprio per questo modo nuovo di pensare.

• Si aspetta l’inaspettato
• Poiché i processi sono definiti in modo imperfetto, generano output imprevedibili e irripetibili
• Il controllo viene esercitato attraverso l’ispezione e l’adattamento
• Le fasi di lavoro / processo potrebbero non essere comprese
• Il lavoro è influenzato da fattori quali le performance passate e le differenze di know-how
• Il miglioramento e la conduzione del lavoro sono guidati da esperimenti ed esperienza

Gestire l’incertezza ovvero sperimentarsi e adattarsi

I processi empirici (“Empirical Process”) sono usati per domini ad alto cambiamento e instabili, piuttosto che prevedere molte attività in sequenza, ci si basa su misurazioni frequenti e risposte dinamiche a eventi variabili. Quando siamo coinvolti nello sviluppo di nuovi prodotti e l’incertezza del business aumenta, allora pensiamo e apprendiamo con il processo empirico, che caratterizza l’approccio ed il modo di pensare Agile.

• Raramente è possibile creare subito un piano immutabile, con specifiche dettagliate.
• All’inizio non è possibile effettuare una stima affidabile di sforzo e costo.
• Man mano che emergono dati empirici nel corso del progetto diventa sempre più possibile pianificare e stimare.
• All’inizio non è possibile identificare, definire, programmare e ordinare tutte le attività.
• Abbiamo bisogno di passaggi adattivi guidati alla fine di ogni ciclo di lavoro.
• L’adattamento creativo a cambiamenti imprevedibili è la norma. I tassi di cambiamento sono alti.

Per concludere l’approccio Agile ci aiuta a pensare e ed apprendere una volta che rispondiamo alla domanda seguente. Il tuo progetto o prodotto è definibile prima di iniziare a lavorare oppure hai bisogno di dati empirici per aiutarti a costruire la soluzione? L’empirismo afferma che la conoscenza proviene dall’esperienza e dal prendere decisioni in cammino, basate su ciò che è noto.